Quand utiliser ce workflow ?
L’équipe prépare un appel de fonds ou doit examiner un paiement attendu dans un dossier acquéreur.
Les équipes concernées
- Administration des ventes
- Direction financière
- Direction de programmes
Les éléments à préparer
- Dossier contractuel de l’acquéreur
- Pièces et informations justifiant l’appel
- Documents de paiement et encaissements renseignés
- Échanges liés au suivi du dossier
Comment PEGAO accompagne les étapes
Rapprocher les références de l’appel
Le travail de l’équipe. L’équipe vérifie le client, le lot et les documents qui fondent l’appel envisagé. Elle contrôle les informations utiles avec les responsables de l’opération.
Dans PEGAOLes dossiers clients, les contrats et les documents du programme sont réunis dans PEGAO. Finance permet de travailler les appels de fonds dans ce contexte.
Préparer le traitement financier
Le travail de l’équipe. Les personnes habilitées contrôlent les montants, les références et les pièces. Elles suivent le circuit prévu par leur organisation avant la transmission au client.
Dans PEGAOLes fonctions d’appels de fonds et de validation financière fournissent le support de préparation et de suivi. La GED conserve les documents associés.
Suivre les encaissements
Le travail de l’équipe. La finance rapproche les paiements renseignés du dossier concerné. L’équipe suit ce qui a été reçu et ce qui demande une vérification ou un échange complémentaire.
Dans PEGAOPEGAO Finance couvre le suivi des encaissements clients. Le partage d’information évite de maintenir un état commercial déconnecté de la lecture financière disponible.
Expliquer les écarts et piloter la trésorerie
Le travail de l’équipe. Les équipes examinent les écarts et les dossiers en attente avant leur revue de trésorerie. Les échanges avec l’acquéreur sont conservés pour comprendre la situation.
Dans PEGAOLes synthèses financières et le reporting donnent une vue des données renseignées. La direction peut rapprocher le suivi des recettes du budget et des besoins de trésorerie.
Un exemple de déroulement
Situation illustrative
Un paiement attendu n’apparaît pas dans le suivi du dossier. La finance examine les éléments disponibles puis échange avec l’administration des ventes. Le dossier partagé permet de vérifier la référence de l’appel et de conserver l’explication de l’écart.
Le point à vérifier
La synchronisation bancaire, le rapprochement automatique et le déclenchement d’un appel à partir de données de chantier ne sont pas supposés universels. Les données et connexions réellement disponibles doivent être vérifiées.
Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO
- PEGAO FinanceBudgets, marges, appels de fonds, encaissements, factures, bons à payer et reporting financier.
- PEGAO PromotionDossier de programme, montage d’opération, commercialisation et coordination jusqu’à la livraison.
- PEGAO CRMProspects, clients, échanges, dossiers commerciaux, stock, contrats et suivi des TMA.
- PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.
Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.
Questions fréquentes
L’état des encaissements est-il nécessairement synchronisé avec la banque ?
Non. Le suivi des encaissements est documenté, mais la source et le mode d’actualisation des paiements dépendent du périmètre effectivement mis en place.
Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?
Ce workflow associe PEGAO Finance, PEGAO Promotion, PEGAO CRM, PEGAO GED. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.
Les workflows associés
Voir ce workflow dans votre contexte
Présentez un dossier représentatif de votre activité pour examiner les documents, les validations et les échanges à organiser avec PEGAO.
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