Quand utiliser ce workflow ?
Une facture ou une demande de paiement doit être examinée pour une opération.
Les équipes concernées
- Finance et comptabilité
- Responsable technique
- Direction de programmes
- Personnes habilitées à valider
Les éléments à préparer
- Facture ou document de paiement reçu
- Contrat, devis ou marché de référence
- Pièces de contrôle de la prestation
- Éléments expliquant la validation ou la demande de correction
Comment PEGAO accompagne les étapes
Rattacher la pièce au contexte
Le travail de l’équipe. La personne chargée du traitement rapproche le document de l’opération et de l’engagement concerné. Elle vérifie qu’il peut être compris avec ses références et pièces associées.
Dans PEGAOPEGAO Finance centralise les données de dépenses et la GED conserve les justificatifs. Le document peut être examiné avec le dossier technique ou contractuel correspondant.
Faire contrôler la prestation
Le travail de l’équipe. Le responsable compétent compare le document reçu à la prestation ou à la situation qu’il connaît. Il identifie les éléments à corriger ou à justifier.
Dans PEGAOLes documents de chantier, les contrats et les échanges centralisés donnent un support au contrôle. Le logiciel permet de conserver les informations utiles à la validation.
Suivre la validation et le bon à payer
Le travail de l’équipe. Les personnes habilitées examinent la demande selon les règles de l’entreprise. Une validation en attente reste distincte d’un document approuvé.
Dans PEGAOLe processus de validation des factures et des bons à payer est présenté pour Finance. Les workflows et historiques documentaires aident à suivre les décisions et les pièces qui les soutiennent.
Rapprocher le traitement du pilotage financier
Le travail de l’équipe. La finance suit les dépenses et les éléments de paiement disponibles. Elle rapproche leur évolution du budget et des points à traiter dans la trésorerie de l’opération.
Dans PEGAOLes budgets, les dépenses et les tableaux de bord financiers fournissent une lecture de suivi. Les écarts peuvent être examinés à partir des données et documents renseignés.
Un exemple de déroulement
Situation illustrative
Une facture reçue fait référence à une prestation nécessitant une précision. L’équipe retrouve le marché et les éléments du chantier, conserve sa demande de clarification puis suit la validation. Le dossier permet de comprendre le traitement au lieu de ne garder que la pièce finale.
Le point à vérifier
Un bon à payer ne signifie pas qu’un virement a été exécuté. La saisie comptable, les échanges bancaires, la reconnaissance automatique des factures et les connexions externes dépendent des fonctions effectivement déployées.
Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO
- PEGAO FinanceBudgets, marges, appels de fonds, encaissements, factures, bons à payer et reporting financier.
- PEGAO TechniqueSuivi de chantier, DCE, documents techniques, comptes rendus, TMA et réserves.
- PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.
Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.
Questions fréquentes
La validation d’une facture déclenche-t-elle automatiquement son paiement ?
Les sources décrivent la validation et le suivi financier. Elles ne permettent pas d’affirmer qu’une validation dans PEGAO exécute universellement un virement bancaire.
Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?
Ce workflow associe PEGAO Finance, PEGAO Technique, PEGAO GED. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.
Les workflows associés
Voir ce workflow dans votre contexte
Présentez un dossier représentatif de votre activité pour examiner les documents, les validations et les échanges à organiser avec PEGAO.
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