DCE et marchés de travaux : organiser les pièces, les échanges et les engagements

Quand utiliser ce workflow ?

L’équipe prépare une consultation ou doit organiser les pièces d’un marché de travaux.

Comment PEGAO accompagne les étapes

1. Constituer le dossier documentaire

   Le travail de l’équipe. L’équipe technique identifie les pièces à partager et contrôle leur cohérence. Elle rapproche les plans, études et documents nécessaires à la consultation envisagée.

   Dans PEGAO

   PEGAO Technique mentionne la gestion du DCE et des documents techniques. La GED organise le classement, les droits et l’accès aux pièces utiles.

2. Conserver les échanges et propositions

   Le travail de l’équipe. Les personnes chargées de la consultation recueillent les propositions et les demandes de précision. Elles conservent les éléments permettant de comprendre ce qui a été examiné.

   Dans PEGAO

   La plateforme centralise documents et échanges avec leur historique. Le suivi évite de réduire le dossier à une seule proposition sans ses précisions ou pièces complémentaires.

3. Faire valider les engagements

   Le travail de l’équipe. Le technique, la direction et la finance examinent le marché envisagé au regard du programme et du budget. Les validations restent identifiables avant la signature.

   Dans PEGAO

   Les workflows documentaires associent validations, pièces et échéances. La signature électronique est présentée dans le corpus pour certains contrats, marchés et devis.

4. Transmettre au chantier et au suivi financier

   Le travail de l’équipe. Les équipes rendent accessibles les pièces retenues à ceux qui suivent les travaux et les factures. Les évolutions doivent rester reliées au dossier contractuel.

   Dans PEGAO

   Technique, GED et Finance fournissent une continuité entre documents de référence, suivi opérationnel et lecture budgétaire. Les équipes retrouvent les engagements qu’elles doivent examiner.

Un exemple de déroulement

Situation illustrative

Une entreprise transmet une précision après son devis. L’équipe la conserve avec le dossier, fait examiner son incidence puis identifie les pièces retenues pour l’engagement. Le responsable des factures peut ensuite retrouver ce contexte lors du contrôle des documents reçus.

Le point à vérifier

Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO

• PEGAO TechniqueSuivi de chantier, DCE, documents techniques, comptes rendus, TMA et réserves.
• PEGAO FinanceBudgets, marges, appels de fonds, encaissements, factures, bons à payer et reporting financier.
• PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.

Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.

Consulter la documentation métier complète de PEGAO

Questions fréquentes

PEGAO choisit-il automatiquement les entreprises ?

Non. Les sources documentent l’organisation des pièces, les échanges, les validations et le suivi technique. Le choix des entreprises et l’examen des propositions relèvent des responsables de l’opération.

Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?

Ce workflow associe PEGAO Technique, PEGAO Finance, PEGAO GED. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.

Les workflows associés

• Suivi de chantier : partager l’avancement, les comptes rendus et les actions
• Factures et bons à payer : rapprocher les pièces, les validations et le budget
• Validation et signature documentaire : relier le document aux décisions