Quand utiliser ce workflow ?
Un contrat, devis, marché ou autre document du dossier entre dans un circuit de validation ou de signature.
Les équipes concernées
- Responsable du document
- Intervenants métier
- Personnes habilitées à valider ou signer
- Gestionnaire du dossier
Les éléments à préparer
- Document à examiner
- Annexes et justificatifs
- Échanges et validations
- Document signé et éléments de suivi disponibles
Comment PEGAO accompagne les étapes
Préparer la pièce et son contexte
Le travail de l’équipe. Le responsable identifie le document, ses annexes et l’objet de la décision attendue. Il contrôle la version à soumettre et les personnes à faire intervenir.
Dans PEGAOPEGAO GED associe la pièce à l’opération et aux éléments du dossier. Les historiques et le classement facilitent la préparation d’un ensemble documentaire cohérent.
Suivre les validations
Le travail de l’équipe. Les personnes compétentes examinent le document et ses conséquences pour l’opération. Les modifications ou demandes de complément sont conservées avant la signature.
Dans PEGAOLes workflows documentaires du corpus réunissent validations, échéances, alertes et pièces. L’équipe peut retrouver les éléments qui expliquent le circuit suivi.
Réaliser le circuit prévu
Le travail de l’équipe. La signature ou l’envoi est réalisé selon le périmètre retenu pour le document concerné. Les responsables vérifient les habilitations et les modalités applicables à cette pièce.
Dans PEGAOPEGAO présente la signature électronique et le recommandé électronique. Leur usage doit correspondre aux documents, services et circuits effectivement mis en place.
Archiver et transmettre la référence
Le travail de l’équipe. Les équipes conservent les documents traités et les éléments disponibles sur leur suivi. Elles rendent la pièce utile aux étapes suivantes, par exemple au contrôle d’une facture ou à la préparation d’une visite.
Dans PEGAOLa GED conserve les documents et leur contexte métier. Le dossier permet de retrouver la pièce de référence et les informations associées sans la dissocier des processus qu’elle concerne.
Un exemple de déroulement
Situation illustrative
Un marché de travaux reçoit une correction après examen. L’équipe fait circuler la pièce corrigée, suit le circuit retenu puis conserve le document signé avec le dossier. Le contrôle ultérieur d’une facture peut alors s’appuyer sur la pièce de référence identifiée.
Le point à vérifier
Le niveau de signature, les services utilisés et les conditions de preuve ne sont pas déduits de la seule mention « signature électronique ». Ils doivent être vérifiés pour le document et le périmètre concernés.
Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO
- PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.
- PEGAO PromotionDossier de programme, montage d’opération, commercialisation et coordination jusqu’à la livraison.
- PEGAO TechniqueSuivi de chantier, DCE, documents techniques, comptes rendus, TMA et réserves.
Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.
Questions fréquentes
La signature disponible convient-elle à tous les documents sans distinction ?
Non. Le choix du circuit et du service doit tenir compte du document et des exigences applicables. Les sources confirment une fonction de signature, pas une compatibilité juridique universelle.
Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?
Ce workflow associe PEGAO GED, PEGAO Promotion, PEGAO Technique. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.
Les workflows associés
Voir ce workflow dans votre contexte
Présentez un dossier représentatif de votre activité pour examiner les documents, les validations et les échanges à organiser avec PEGAO.
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