Quand utiliser ce workflow ?
Un bail est ajouté au périmètre de gestion ou une échéance de loyer ou d’indexation doit être examinée.
Les équipes concernées
- Gestionnaire patrimoine
- Responsable locatif
- Finance
- Intervenants juridiques selon le dossier
Les éléments à préparer
- Bail et avenants
- Informations de l’actif concerné
- Clauses et données utiles au calcul du loyer
- Justificatifs utilisés lors de la vérification
Comment PEGAO accompagne les étapes
Rassembler les références du bail
Le travail de l’équipe. Le gestionnaire rapproche le contrat, ses avenants et l’actif concerné. Il identifie les informations qui doivent être examinées avant d’utiliser un calcul ou une échéance.
Dans PEGAOPEGAO Patrimoine présente le suivi de l’ensemble des baux. La GED conserve les documents pour relier l’information de gestion à la pièce contractuelle.
Examiner les données du loyer
Le travail de l’équipe. L’équipe vérifie les montants, les dates et les clauses utiles avec les personnes compétentes. Elle s’assure que les références retenues correspondent au bail examiné.
Dans PEGAOLe suivi locatif réunit les données utilisées pour la gestion des revenus. Les documents conservés permettent de retrouver le contexte des informations renseignées.
Contrôler le calcul et l’indexation
Le travail de l’équipe. Les responsables examinent les éléments retenus pour le calcul et son résultat avant leur utilisation. Une modification contractuelle doit être prise en compte dans cette lecture.
Dans PEGAOLe site présente l’automatisation du calcul des loyers avec les indices ILAT, ILC ou ICC. Le périmètre effectivement utilisé doit être cohérent avec les contrats et la configuration du module.
Intégrer le suivi à la revue patrimoniale
Le travail de l’équipe. Les équipes rapprochent les éléments locatifs du pilotage financier du parc et des documents à conserver. Elles identifient les questions à traiter avec les intervenants concernés.
Dans PEGAOLes synthèses et tableaux de bord Patrimoine apportent une lecture de l’actif et du parc. Le dossier locatif reste relié aux autres informations de gestion.
Un exemple de déroulement
Situation illustrative
Un gestionnaire prépare l’examen d’une indexation. Il retrouve le bail et ses avenants, vérifie les références utilisées et contrôle le résultat avant de poursuivre le traitement. Le workflow permet de garder le calcul dans le contexte du contrat plutôt que dans une feuille de calcul sans justificatif.
Le point à vérifier
L’existence d’un calcul de loyer ne prouve pas l’émission automatique de toutes les quittances, le recouvrement bancaire ou le traitement universel de chaque clause. Les règles applicables au contrat doivent être vérifiées.
Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO
- PEGAO PatrimoineActifs, équipements, data room, maintenance, suivi des baux et loyers.
- PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.
- PEGAO FinanceBudgets, marges, appels de fonds, encaissements, factures, bons à payer et reporting financier.
Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.
Questions fréquentes
Un calcul automatisé dispense-t-il d’examiner le bail ?
Non. Le bail, ses avenants et les références retenues doivent être contrôlés. Le logiciel applique un périmètre de calcul ; il ne remplace pas l’analyse du contrat et des règles qui lui sont applicables.
Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?
Ce workflow associe PEGAO Patrimoine, PEGAO GED, PEGAO Finance. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.
Les workflows associés
Voir ce workflow dans votre contexte
Présentez un dossier représentatif de votre activité pour examiner les documents, les validations et les échanges à organiser avec PEGAO.
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