Patrimoine et maintenance : relier les actifs, les équipements et les interventions

Quand utiliser ce workflow ?

Un actif entre dans le périmètre de gestion ou une échéance contractuelle, de contrôle ou de maintenance doit être suivie.

Comment PEGAO accompagne les étapes

1. Constituer le dossier de l’actif

   Le travail de l’équipe. L’équipe identifie le bâtiment, les équipements concernés et les documents disponibles. Elle rassemble ce qui sera nécessaire à l’exploitation et aux échanges avec les prestataires.

   Dans PEGAO

   PEGAO Patrimoine présente une organisation des actifs et équipements et une data room documentaire. La GED conserve les contrats, actes, autorisations et pièces techniques utiles.

2. Organiser les échéances

   Le travail de l’équipe. Les responsables examinent les contrats et les contrôles à prévoir. Ils vérifient les dates et déterminent les actions nécessaires avec les intervenants compétents.

   Dans PEGAO

   Le site présente des alertes programmables liées aux visites de maintenance et aux contrats. Les échéances restent associées aux actifs et aux documents suivis.

3. Conserver les interventions

   Le travail de l’équipe. À chaque action, l’équipe rassemble les informations utiles et les rapports reçus. Elle distingue une intervention réalisée d’un résultat qu’il reste à faire vérifier.

   Dans PEGAO

   L’historique des interventions et des travaux documenté pour Patrimoine donne une mémoire du suivi. Les pièces peuvent être consultées dans le contexte de l’équipement ou de l’actif.

4. Préparer les arbitrages d’exploitation

   Le travail de l’équipe. Les responsables rapprochent l’état des actifs, les interventions et les dépenses prévues. Ils identifient les informations utiles à la prochaine décision de travaux ou de maintenance.

   Dans PEGAO

   Les synthèses patrimoniales, les tableaux de bord et les données financières facilitent la revue du parc. L’équipe peut expliquer les points sensibles à partir du dossier et de ses pièces.

Un exemple de déroulement

Situation illustrative

Une visite conduit à envisager un remplacement d’équipement. L’équipe retrouve le contrat de maintenance, l’historique et les rapports disponibles, puis prépare les informations nécessaires à l’arbitrage budgétaire. Elle conserve ainsi le contexte de la décision dans le dossier patrimonial.

Le point à vérifier

Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO

• PEGAO PatrimoineActifs, équipements, data room, maintenance, suivi des baux et loyers.
• PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.
• PEGAO FinanceBudgets, marges, appels de fonds, encaissements, factures, bons à payer et reporting financier.

Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.

Consulter la documentation métier complète de PEGAO

Questions fréquentes

Un indicateur de conformité dispense-t-il d’un contrôle professionnel ?

Non. La lecture de l’état documentaire et des échéances repose sur les données renseignées. Les contrôles et conclusions techniques restent à réaliser par les intervenants compétents.

Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?

Ce workflow associe PEGAO Patrimoine, PEGAO GED, PEGAO Finance. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.

Les workflows associés

• Baux et loyers : organiser le suivi locatif et les calculs d’indexation
• GED et data room : partager les bonnes pièces dans le contexte de l’opération
• Pilotage multi-opérations : réunir les alertes, les budgets et les décisions