GED et data room : partager les bonnes pièces dans le contexte de l’opération

Quand utiliser ce workflow ?

Des documents doivent être réunis pour travailler en équipe, préparer une revue ou donner accès à un dossier.

Comment PEGAO accompagne les étapes

1. Définir le dossier documentaire

   Le travail de l’équipe. Le responsable identifie le contexte, les pièces attendues et les destinataires. Il précise ce qui doit être consultable pour l’usage envisagé, sans réunir indistinctement tous les documents de l’entreprise.

   Dans PEGAO

   La GED rattache les documents aux opérations et processus métiers. Les espaces documentaires décrits pour les sociétés et le patrimoine permettent de retrouver les pièces dans leur contexte.

2. Classer et rapprocher les pièces

   Le travail de l’équipe. Les équipes déposent ou rassemblent les documents utiles et les rapprochent du bon dossier. Elles distinguent les documents de travail des pièces retenues pour un échange ou une validation.

   Dans PEGAO

   PEGAO propose classement, archivage et historisation. Le contexte documentaire aide à retrouver les échanges et les informations qui accompagnent une pièce.

3. Organiser le partage

   Le travail de l’équipe. Les personnes responsables vérifient les destinataires et les informations à leur rendre accessibles. Un document sensible ne doit pas être ouvert au même périmètre qu’une pièce destinée à tous les intervenants.

   Dans PEGAO

   Les droits d’accès et le partage sécurisé sont documentés pour PEGAO GED. Ils fournissent le cadre du partage entre métiers et avec les partenaires concernés.

4. Maintenir la continuité du dossier

   Le travail de l’équipe. Lorsqu’une pièce évolue ou qu’une décision est prise, l’équipe conserve le contexte et revoit le dossier partagé. Les documents doivent rester exploitables pour la suite du processus.

   Dans PEGAO

   Les historiques, les validations et les documents associés permettent de suivre le dossier dans la durée. La data room devient un support de travail relié aux actions métiers.

Un exemple de déroulement

Situation illustrative

Une équipe prépare une revue de société. Elle rassemble les statuts, le Kbis, les procès-verbaux et les conventions utiles. Les destinataires autorisés accèdent à un ensemble cohérent, sans recevoir une copie générale de tous les documents de l’opération.

Le point à vérifier

Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO

• PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.
• PEGAO SociétéSociétés du groupe, informations administratives, actionnariat et data room juridique.
• PEGAO PatrimoineActifs, équipements, data room, maintenance, suivi des baux et loyers.

Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.

Consulter la documentation métier complète de PEGAO

Questions fréquentes

Une data room garantit-elle que chaque pièce est correcte et à jour ?

Non. La GED aide à classer, partager et retrouver l’historique. La vérification des documents et du périmètre communiqué reste une responsabilité des équipes compétentes.

Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?

Ce workflow associe PEGAO GED, PEGAO Société, PEGAO Patrimoine. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.

Les workflows associés

• Validation et signature documentaire : relier le document aux décisions
• Sociétés d’opération : relier les entités, les projets et la data room juridique
• Patrimoine et maintenance : relier les actifs, les équipements et les interventions