Sociétés d’opération : relier les entités, les projets et la data room juridique

Quand utiliser ce workflow ?

Une société doit être suivie dans le groupe ou le dossier administratif d’une entité existante doit être actualisé.

Comment PEGAO accompagne les étapes

1. Identifier la société dans le groupe

   Le travail de l’équipe. L’équipe vérifie l’identité de l’entité, sa place dans l’organisation et les opérations ou actifs concernés. Elle rapproche les informations administratives du contexte métier.

   Dans PEGAO

   PEGAO Société réunit les structures, notamment SCCV, SCI, SNC ou sociétés de projet. Le site présente le lien entre une société et les programmes, opérations d’aménagement ou actifs qu’elle porte.

2. Constituer le dossier de référence

   Le travail de l’équipe. Les responsables rassemblent les documents administratifs et les pièces de vie sociale utiles. Ils distinguent les documents disponibles de ceux qu’ils doivent faire actualiser.

   Dans PEGAO

   La data room juridique et PEGAO GED regroupent statuts, Kbis, procès-verbaux, pactes et conventions. Les documents restent associés à la structure concernée.

3. Partager les informations utiles

   Le travail de l’équipe. Les métiers consultent le dossier selon leurs besoins et les droits définis. Le juridique, la finance et les responsables de programmes ne doivent pas travailler sur des identités ou pièces contradictoires.

   Dans PEGAO

   La centralisation et les droits d’accès fournissent un cadre commun. La consultation des projets portés par l’entité facilite les échanges entre lecture sociétaire et opérationnelle.

4. Maintenir le suivi dans la durée

   Le travail de l’équipe. Lorsqu’un document ou une information change, l’équipe organise sa mise à jour et conserve le contexte. Les échéances de vie sociale alimentent les échanges avec les personnes compétentes.

   Dans PEGAO

   Les fonctions de gestion administrative, la GED et le module Légal permettent de poursuivre le suivi. Le reporting groupe rapproche les informations utiles à la direction.

Un exemple de déroulement

Situation illustrative

Une équipe prépare une opération portée par une SCCV. Elle retrouve le dossier de la société et les pièces utiles, puis les partage avec les personnes autorisées. La lecture de l’opération reste reliée à la bonne entité au lieu d’être suivie dans un dossier administratif sans contexte.

Le point à vérifier

Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO

• PEGAO SociétéSociétés du groupe, informations administratives, actionnariat et data room juridique.
• PEGAO LégalParticipations, organigramme, mandats, instances et synthèses de gouvernance.
• PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.

Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.

Consulter la documentation métier complète de PEGAO

Questions fréquentes

PEGAO crée-t-il juridiquement une société à partir de son dossier ?

Le workflow décrit la gestion des informations et des documents. Les formalités juridiques et administratives doivent être réalisées par les intervenants compétents ; leur exécution automatique n’est pas supposée.

Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?

Ce workflow associe PEGAO Société, PEGAO Légal, PEGAO GED. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.

Les workflows associés

• Actionnariat et participations : relier la structure du groupe au suivi juridique
• Mandats et vie sociale : suivre les instances, les échéances et les décisions
• GED et data room : partager les bonnes pièces dans le contexte de l’opération