Quand utiliser ce workflow ?
Une échéance de mandat approche ou une réunion, un conseil ou une assemblée doit être préparé.
Les équipes concernées
- Direction juridique
- Secrétariat juridique
- Direction générale
- Intervenants habilités des sociétés
Les éléments à préparer
- Informations des instances et mandataires
- Dates de nomination et d’échéance
- Documents de préparation des réunions
- Procès-verbaux et pièces liées aux décisions
Comment PEGAO accompagne les étapes
Rassembler les informations de gouvernance
Le travail de l’équipe. Les responsables rapprochent les instances de chaque société et les mandats à suivre. Ils vérifient les dates et les pièces qui fondent les informations renseignées.
Dans PEGAOPEGAO Légal présente la gestion des conseils, des durées de mandat et des dates associées. La vision transversale facilite l’examen des mandats détenus dans le groupe.
Préparer les échéances et événements
Le travail de l’équipe. L’équipe examine les suites à prévoir et organise les réunions avec les personnes concernées. Elle rassemble les documents nécessaires à la préparation des décisions.
Dans PEGAOLes fonctions de suivi des réunions, conseils et assemblées accompagnent le processus. Les documents de la GED et les échéances conservent leur lien avec l’entité concernée.
Conserver les pièces de la décision
Le travail de l’équipe. Les intervenants établissent et vérifient les documents de l’événement. Les décisions sont rapprochées des pièces qui les matérialisent, plutôt que résumées dans un seul échange informel.
Dans PEGAOPEGAO GED conserve les procès-verbaux et documents associés à la vie sociale. Le dossier juridique permet de retrouver ce qui a été examiné et retenu.
Actualiser la lecture du groupe
Le travail de l’équipe. Après l’événement, les responsables mettent à jour les informations utiles et examinent les prochaines échéances. Ils doivent pouvoir expliquer l’état de la gouvernance à la direction.
Dans PEGAOLes synthèses juridiques décrites pour PEGAO Légal rapprochent gouvernance, mandats et documents. Elles servent à préparer les revues et à retrouver les informations importantes.
Un exemple de déroulement
Situation illustrative
Un mandat arrive à échéance pendant la préparation d’une réunion. L’équipe juridique retrouve les dates, examine les pièces et prépare les suites avec les personnes compétentes. Après la décision, le dossier conserve les documents nécessaires pour comprendre le suivi.
Le point à vérifier
Une échéance ou une règle renseignée dans le logiciel ne remplace pas l’analyse des statuts et des textes applicables. La préparation d’un événement ne vaut pas accomplissement automatique des formalités.
Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO
- PEGAO LégalParticipations, organigramme, mandats, instances et synthèses de gouvernance.
- PEGAO SociétéSociétés du groupe, informations administratives, actionnariat et data room juridique.
- PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.
Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.
Questions fréquentes
Le suivi des mandats garantit-il à lui seul la conformité de la gouvernance ?
Non. Il fournit un cadre de suivi et des synthèses. Les données, les règles retenues et les décisions doivent être vérifiées par les responsables et conseils compétents.
Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?
Ce workflow associe PEGAO Légal, PEGAO Société, PEGAO GED. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.
Les workflows associés
Voir ce workflow dans votre contexte
Présentez un dossier représentatif de votre activité pour examiner les documents, les validations et les échanges à organiser avec PEGAO.
Demander une démonstration