Réserves, SAV et garanties : suivre un signalement jusqu’à son contrôle

Quand utiliser ce workflow ?

Un point est relevé en visite ou un signalement est reçu après livraison.

Comment PEGAO accompagne les étapes

1. Qualifier le signalement

   Le travail de l’équipe. L’équipe précise l’objet du point, le lot ou l’espace concerné et les documents disponibles. Elle examine le contexte de réception ou de livraison avant de définir les suites.

   Dans PEGAO

   PEGAO regroupe réserves, documents et historique du dossier. Les photos et remarques donnent aux intervenants une base commune pour comprendre la demande.

2. Organiser la réponse

   Le travail de l’équipe. Le responsable fait examiner le point par les intervenants concernés et prépare les actions nécessaires. La question de la responsabilité ou de la garantie applicable est traitée par les personnes compétentes.

   Dans PEGAO

   Le suivi des entreprises et des interventions aide à organiser les échanges. Les données restent liées au dossier au lieu d’être réparties entre plusieurs conversations.

3. Suivre l’intervention

   Le travail de l’équipe. Les équipes conservent les informations sur les actions réalisées et les documents reçus. Elles peuvent identifier les points qui attendent encore une réponse ou une nouvelle vérification.

   Dans PEGAO

   Les historiques, alertes et synthèses du module donnent une lecture partagée de l’avancement. Les échanges avec le client peuvent être rapprochés du même point de suivi.

4. Vérifier et conserver la clôture

   Le travail de l’équipe. Les personnes compétentes contrôlent le résultat et formalisent la suite du dossier. Une intervention annoncée ne suffit pas à constater la levée d’un point.

   Dans PEGAO

   La GED conserve les pièces de traitement et les documents établis. L’historique permet de retrouver le cheminement du signalement pour les échanges futurs et le suivi des garanties.

Un exemple de déroulement

Situation illustrative

Une entreprise annonce être intervenue. Le SAV rapproche cette information du signalement, demande les éléments nécessaires et organise la vérification. Le dossier ne se résume donc pas à la date du passage : il conserve aussi les constats et les échanges expliquant son traitement.

Le point à vérifier

Retrouver les fonctionnalités dans les modules PEGAO

• PEGAO LivraisonOPR, livraisons, réserves, interventions, SAV et suivi des garanties.
• PEGAO TechniqueSuivi de chantier, DCE, documents techniques, comptes rendus, TMA et réserves.
• PEGAO GEDClassement documentaire, droits d’accès, partage, historiques et pièces liées aux opérations.

Ces liens permettent de rapprocher les étapes expliquées des présentations produit. Les fonctions mobilisées dépendent des modules et du périmètre retenus pour votre organisation.

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Questions fréquentes

La déclaration d’une intervention suffit-elle à lever une réserve ?

Non. Le traitement doit être examiné et formalisé selon le dossier. Le workflow distingue l’information transmise par l’intervenant du contrôle et des pièces constatant la suite donnée.

Quels modules PEGAO interviennent dans ce workflow ?

Ce workflow associe PEGAO Livraison, PEGAO Technique, PEGAO GED. Leur rôle est présenté dans les étapes et dans la section consacrée aux modules.

Les workflows associés

• OPR et réception des travaux : organiser les constats et leurs justificatifs
• Livraison acquéreur : préparer le dossier, la visite et le suivi après remise
• GED et data room : partager les bonnes pièces dans le contexte de l’opération